szacunkowo zwiedził 0% świata (0 państw)

Truyền thông qua email: Những lỗi phổ biến cần tránh Truyền thông qua email là một trong những công cụ quan trọng trong công việc, từ việc giao tiếp với khách hàng, đối tác cho đến trao đổi công việc nội bộ. Tuy nhiên, email cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không được sử dụng đúng cách. Một số lỗi phổ biến có thể gây hiểu lầm hoặc làm mất đi sự chuyên nghiệp. Dưới đây là những lỗi thường gặp khi truyền thông qua email và cách tránh chúng.1. Tiêu đề email không rõ ràng hoặc thiếu tiêu đềTiêu đề email là phần đầu tiên người nhận nhìn thấy, giúp họ hiểu được nội dung chính của email. Tuy nhiên, nhiều người thường viết tiêu đề không rõ ràng, không phản ánh đúng nội dung hoặc thậm chí quên không viết tiêu đề.Lỗi phổ biến: Tiêu đề quá chung chung như "Câu hỏi", "Thông tin", hoặc không có tiêu đề.Cách khắc phục: Viết tiêu đề cụ thể, ngắn gọn và dễ hiểu. Ví dụ, thay vì viết "Câu hỏi", hãy viết "Câu hỏi về báo cáo tài chính tháng 9".Xem thêm: https://vinuni.edu.vn/vi/trang-chu/2. Sử dụng ngôn ngữ thiếu chuyên nghiệpNgôn ngữ trong email cần phải phù hợp với ngữ cảnh và đối tượng nhận. Nếu bạn sử dụng ngôn ngữ quá thân mật, không trang trọng, hoặc không đúng ngữ pháp, có thể khiến người nhận đánh giá thấp sự chuyên nghiệp của bạn.Lỗi phổ biến: Sử dụng từ lóng, viết tắt không cần thiết, hoặc lỗi chính tả và ngữ pháp.Cách khắc phục: Kiểm tra lại ngữ pháp và chính tả trước khi gửi email. Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, đặc biệt khi gửi email cho khách hàng hoặc cấp trên.3. Gửi email quá dài và rối rắmMột email dài dòng và khó hiểu có thể khiến người nhận cảm thấy bối rối hoặc mất kiên nhẫn. Việc trình bày nội dung rối rắm cũng làm giảm hiệu quả của thông điệp bạn muốn truyền tải.Lỗi phổ biến: Viết quá dài dòng, đưa vào quá nhiều thông tin không cần thiết.Cách khắc phục: Viết email ngắn gọn, tập trung vào điểm chính. Sử dụng đoạn văn ngắn và liệt kê các ý quan trọng theo thứ tự rõ ràng.Xem thêm: Kiến thức về quản trị kinh doanh4. Không cá nhân hóa nội dung emailViệc gửi một email quá chung chung, không cá nhân hóa sẽ tạo cảm giác thiếu sự quan tâm đối với người nhận. Điều này đặc biệt quan trọng trong các email gửi cho khách hàng hoặc đối tác kinh doanh.Lỗi phổ biến: Không chào hỏi tên người nhận hoặc sử dụng câu từ chung chung không hướng đến đối tượng cụ thể.Cách khắc phục: Cá nhân hóa email bằng cách sử dụng tên người nhận và đảm bảo nội dung liên quan đến nhu cầu hoặc mong đợi của họ.5. Gửi email hàng loạt mà không che giấu danh sách người nhậnKhi gửi email hàng loạt cho nhiều người, việc để lộ danh sách email của các người nhận khác là một lỗi lớn. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến quyền riêng tư của người nhận mà còn làm cho email trở nên kém chuyên nghiệp.Lỗi phổ biến: Gửi email cho nhiều người và để các địa chỉ email của họ hiển thị trong phần "To" hoặc "Cc".Cách khắc phục: Sử dụng tính năng "Bcc" (Blind Carbon Copy) để ẩn danh sách người nhận khi gửi email cho nhiều người.6. Phản hồi chậm hoặc không phản hồiKhi nhận được email, người gửi thường mong đợi một phản hồi kịp thời, đặc biệt khi email đó liên quan đến công việc hoặc vấn đề cấp bách. Việc chậm trễ hoặc không phản hồi có thể dẫn đến mất lòng tin hoặc ảnh hưởng đến mối quan hệ công việc.Lỗi phổ biến: Bỏ qua hoặc quên trả lời email.Cách khắc phục: Phản hồi email trong vòng 24-48 giờ, ngay cả khi bạn chưa có câu trả lời chính thức. Bạn có thể gửi một email thông báo rằng bạn đã nhận được và sẽ trả lời sớm nhất có thể.7. Không kiểm tra lại email trước khi gửiNhiều người có thói quen gửi email ngay sau khi viết xong mà không kiểm tra lại, dẫn đến những lỗi không đáng có như gửi nhầm file đính kèm, sai ngữ pháp hoặc thậm chí gửi nhầm người nhận.Lỗi phổ biến: Gửi email với lỗi chính tả, đính kèm file sai hoặc thiếu file, hoặc gửi cho nhầm người.Cách khắc phục: Dành thời gian đọc lại email, kiểm tra kỹ ngữ pháp, chính tả và thông tin file đính kèm trước khi nhấn nút "Gửi".8. Lạm dụng tính năng "Reply All"Tính năng "Reply All" (Trả lời tất cả) có thể hữu ích trong một số trường hợp, nhưng nếu lạm dụng, nó có thể gây phiền phức cho những người không cần thiết phải nhận được email của bạn.Lỗi phổ biến: Sử dụng "Reply All" cho mọi trường hợp, khiến nhiều người nhận phải đọc những email không liên quan.Cách khắc phục: Chỉ sử dụng "Reply All" khi thông tin trong email cần được gửi cho tất cả các người nhận. Nếu không, chỉ trả lời trực tiếp người gửi hoặc những người có liên quan.9. Gửi email vào thời điểm không phù hợpThời điểm gửi email cũng là một yếu tố quan trọng cần lưu ý. Gửi email vào cuối tuần hoặc ngoài giờ làm việc có thể làm giảm khả năng người nhận đọc và phản hồi ngay lập tức.Lỗi phổ biến: Gửi email vào những thời điểm mà người nhận khó có thể kiểm tra hoặc phản hồi ngay lập tức.Cách khắc phục: Gửi email vào giờ hành chính và tránh gửi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, trừ khi nội dung email thực sự khẩn cấp.Xem thêm: https://danviet.vn/vinuni-cap-hoc-bong-toan-phan-dao-tao-tien-si-khoa-hoc-may-tinh-khoa-i-20220803153709863.htm10. Thiếu lời chào và cảm ơnTrong môi trường làm việc chuyên nghiệp, việc không sử dụng lời chào hoặc cảm ơn có thể tạo ấn tượng không tốt về phong cách giao tiếp của bạn.Lỗi phổ biến: Bỏ qua phần mở đầu hoặc không sử dụng lời cảm ơn sau khi gửi email.Cách khắc phục: Luôn bắt đầu email bằng một lời chào lịch sự và kết thúc bằng một câu cảm ơn hoặc lời chúc tốt đẹp, tùy thuộc vào ngữ cảnh.Kết luậnEmail là một công cụ giao tiếp mạnh mẽ, nhưng nó cũng có thể gây ra nhiều sự cố nếu không được sử dụng đúng cách. Việc tránh những lỗi phổ biến như tiêu đề không rõ ràng, lạm dụng "Reply All", hay gửi email vào thời điểm không phù hợp sẽ giúp bạn cải thiện chất lượng giao tiếp qua email, nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong công việc.